Déclaration de confidentialité du site internet « Maintenant j’en parle » ver 11 12 2023
Version n° 002 mise à jour le 11/12/2023
« Maintenant j’en parle » est une initiative de l’asbl SOS Enfants Namur. Ce tchat est dédié aux victimes d’agressions sexuelles et géré par une équipe composée d’assistantes sociales, de psychologues et d’un médecin pédopsychiatre.
1. Introduction
L’asbl SOS Enfants Namur est profondément attachée au respect de la vie privée et accorde une grande importance à la protection des données à caractère personnel qu’elle est amenée à traiter dans le cadre de l’exécution de ses activités et de ses missions d’intérêt public en tant qu’équipe SOS Enfants agréée et subsidiée par l’ONE.
Lorsqu’elle est amenée à traiter tes données à caractère personnel, l’asbl SOS Enfants Namur s’engage donc à le faire de manière licite, loyale et transparente conformément aux dispositions légales applicables en la matière, dont le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après, le « RGPD ») et la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel.
Par la présente déclaration de confidentialité, l’asbl SOS Enfants Namur souhaite t’informer de manière claire et précise sur la manière dont tes données à caractère personnel sont ou seront traitées lorsque tu visites le site internet « Maintenant j’en parle » (https://www.maintenantjenparle.be) et/ou que tu utilises le tchat accessible au départ de l’adresse suivante : https://sosenfantsnamur.sittool.net/chat.
2. Qui est responsable du traitement de tes données à caractère personnel lorsque tu visites le site internet et/ou que tu utilises le tchat ?
L’asbl SOS Enfants Namur (ci-après « SOS Enfants Namur »), dont le siège social est établi Chaussée de Waterloo 340 à 5002 Namur, inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0431.809.752, est le « responsable du traitement » de tes données à caractère personnel.
3. Le délégué à la protection des données
SOS Enfants Namur a désigné un délégué à la protection des données à caractère personnel (ci-après, le « DPO »). Le DPO a notamment une mission d’information et de contrôle du respect du RGPD. Il s’assure que l’ensemble du personnel de l’équipe SOS Enfants agit avec professionnalisme et confidentialité. Il est également la personne de contact pour répondre à tes questions quant à l’application du RGPD.
Tu peux le contacter par courrier électronique à l’adresse dpo.sosenfantsnamur@octogone-consulting.be ou par courrier ordinaire à l’adresse suivante :
SOS Enfants Namur asbl
A l’attention du DPO
Chaussée de Waterloo 340
5002 Namur
4. Quelles sont les catégories de données à caractère personnel que nous traitons quand tu visites notre site internet et/ou que tu utilises le tchat ?
D’une manière générale, si tu viens visiter le site internet de « Maintenant j’en parle » et/ou si tu viens tchatter avec une de nos intervenantes, tu n’es en aucune manière obligé de transmettre des informations personnelles aux intervenantes (ni même à l’asbl SOS Enfants Namur).
Cependant, il se peut que tu ne puisses pas bénéficier de certaines fonctionnalités ou services offerts par l’asbl SOS Enfants Namur par le biais de son site internet « Maintenant j’en parle » dans le cas où tu choisirais de ne pas transmettre certaines données à caractère personnel spécifiques te concernant et requis par nos formulaires (exemple : notre formulaire de contact).
Dans le cadre de l’utilisation tchat ou lorsque tu nous envoies un ticket, tu peux y indiquer ton vrai prénom ou un pseudo. Tu peux également mentionner ton âge, ton sexe et ta région (code postal). Bien sûr, tu n’es pas obligé de remplir ces données à caractère personnel pour commencer le tchat, mais cela peut nous permettre de mieux t’aider. Nous souhaitons également attirer ton attention sur le fait que lorsque tu discutes de manière confidentielle et sécurisée avec nos intervenantes spécialisées via le tchat, tu pourrais être susceptible de nous transmettre d’autres informations personnelles te concernant.
Dès lors, les données à caractère personnel et/ou les catégories de données à caractère personnel que nous sommes susceptibles de traiter lorsque tu visites et utilises le site internet de « Maintenant j’en parle » et/ou utilise tchat sont les suivantes :
1) Celles que tu veux bien nous donner au cours du tchat ou du ticket :
· Données d’identification personnelle (nom, prénom, pseudo, adresse e-mail, numéro de téléphone (fixe ou GSM), code postal (région)) ;
· Spécificités personnelles (âge, sexe, situations familiales, etc.).
2) Celles qui s’enregistreront automatiquement :
· Données d’identification électronique (adresse IP, cookies, données d’identification, …) · Données de connexion (date et heure de connexion, …).
D’autres données pourraient potentiellement être traitées si tu souhaites nous les communiquer lors de l’utilisation du tchat. C’est pourquoi la liste des données à caractère personnel reprise ci-avant ne peut être considérée comme exhaustive.
5. A quelles fins traitons-nous tes données à caractère personnel et sur quelle base ?
En ce qui concerne le site internet, les données à caractère personnel te concernant sont recueillies et traitées par SOS Enfants Namur pour atteindre les finalités suivantes :
· Pour te recontacter suite à l’envoi d’un message effectué au départ du formulaire prévu à cet effet sur le site internet, avec ton consentement obtenu au préalable ;
· Pour améliorer ton confort de navigation sur le site internet et améliorer nos contenus à partir des informations sur qui et comment nos contenus sont consultés, avec ton consentement obtenu au préalable.
En ce qui concerne le tchat, les données à caractère personnel te concernant sont recueillies et traitées par SOS Enfants Namur pour atteindre les finalités suivantes :
· Pour discuter, t’écouter, te soutenir et si besoin, te guider vers une aide spécialisée, dans le cadre de nos missions d’intérêt public ;
· Pour répondre à toutes tes questions et te permettre de mieux t’aider, dans le cadre de nos missions d’intérêt public ;
· Pour te communiquer des informations sur les autres formes de maltraitance souvent liées aux maltraitances sexuelles, notamment la maltraitance psychique et physique et aussi t’informer sur les démarches que tu peux faire, dans le cadre de nos missions d’intérêt public ;
· Pour te recontacter suite à l’envoi d’un message effectué au départ du formulaire prévu à cet effet sur le site internet, avec ton consentement obtenu au préalable.
Ces données sont/seront traitées conformément à la présente déclaration de confidentialité et conformément aux dispositions du RGPD. Le traitement de ces données ne prévoit par ailleurs pas de prise de décision automatisée.
Elles ne seront traitées que par le personnel de SOS Enfants Namur et ses sous-traitants identifiés, aux seuls fins décrites, ci-dessus, et afin d’améliorer le service.
En toute circonstance, SOS Enfants Namur s’engage à ne collecter et traiter tes données à caractère personnel que dans la mesure où cela est strictement nécessaire pour l’accomplissement d’une des finalités énoncées dans la présente déclaration. En principe, tes données à caractère personnel ne seront jamais utilisées dans un autre cadre que celui annoncé.
6. Combien de temps tes données sont-elles conservées ?
De manière générale, SOS Enfants Namur ne conserve tes données à caractère personnel que pendant une durée raisonnablement nécessaire pour atteindre les finalités poursuivies (mentionnées ci-dessus, au point 5) et en accord avec les exigences légales.
Les durées de conservation sont définies de manière à permettre à SOS Enfants Namur de traiter tes demandes, d’assurer la gestion et le suivi de celles-ci, et/ou de mener à bien notre mission, tout en respectant le principe de proportionnalité selon lequel les données à caractère personnel ne doivent pas être conservées plus longtemps que la durée nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle elles ont été collectées.
Il est précisé que l’ensemble de ces données à caractère personnel peuvent toutefois être conservées plus longtemps que les durées mentionnées au sein de cet article :
– soit après obtention de ton accord ;
– soit, sous forme d’archives, pour répondre aux obligations légales et réglementaires éventuelles qui s’imposent à nous, ou encore pendant les délais légaux de prescription ou d’opposition ; – soit encore, sous forme de réutilisation à des fins historiques, statistiques ou de recherche ou de supervision de l’équipe.
7. Qui sont les destinataires des données collectées ?
En tout état de cause, SOS Enfants Namur ne divulguera jamais tes données à caractère personnel à des tiers à des fins de marketing direct.
Dans le cadre des traitements de données précités, SOS Enfants Namur pourrait être amenée à communiquer tes données à caractère personnel à plusieurs destinataires. Il s’agit des destinataires suivants :
– Les services internes de l’asbl SOS Enfants Namur (les intervenantes spécialisées, etc.) ; – Les prestataires de services informatiques de l’asbl SOS Enfants Namur, en ce compris le prestataire informatique en charge du développement et de la maintenance du site internet ; – Des services externes tels que les superviseurs (cela ne concerne pas tes données d’identification personnelle telles que ton nom etc.) et/ou notre pouvoir subsidiant (ONE) sous forme de statistiques générales figurant dans un rapport d’activité annuel ;
– Le cas échéant, le Substitut du Procureur du Roi dans le cas où tu serais en grand danger et pour te protéger face à ce que tu vis (NB : nous prendrons contact avec lui uniquement après t’en avoir parlé !).
Aucune donnée à caractère personnel n’est transmise à des tiers ne faisant pas partie des destinataires précités ou ne relevant pas du cadre juridique indiqué, sans préjudice de leur éventuelle transmission aux organes chargés d’une mission de contrôle ou d’inspection en application du droit belge, tel qu’un juge d’instruction.
8. Quels sont tes droits ?
• Droit d’accès
Le droit d’accès est le droit que tu as d’obtenir, sur demande, de l’information sur les données à caractère personnel que nous détenons sur toi.
• Droit de rectification
Il s’agit du droit que tu as de demander la rectification, dans les meilleurs délais, des données à caractère personnel qui seraient inexactes. Si tu constates que des données à caractère personnel sont incomplètes, tu as également le droit de demander à ce qu’elles soient complétées.
• Droit à l’effacement
Dans certains cas, tu as le droit de demander l’effacement de tes données à caractère personnel. C’est notamment le cas si :
– les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles nous les avons collectées ou traitées;
– les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite ;
– Tu t’opposes au traitement, mais dans certains cas particuliers. Le droit à l’effacement n’existe pas dans toutes les situations.
• Droit à la limitation du traitement
Dans certains cas, tu as le droit d’obtenir du responsable du traitement la limitation du traitement de tes données à caractère personnel, conformément à la législation applicable en matière de protection des données.
• Droit à la portabilité des données
Pour autant que de besoin, tu as également le droit de recevoir tes données à caractère personnel dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, dans les conditions prévues par la législation applicable en matière de protection des données. Dans tous les cas, le droit à l’effacement des données reste d’application. Ce droit n’existe que si la base de légitimation du traitement est fondée sur l’article 6, § 1er, a) ou l’article 9, § 2, a) (consentement) ou l’article 6, § 1er, b) (exécution d’un contrat) du RGPD. Note que les autorités publiques traitent des données à caractère personnel essentiellement parce qu’elles en ont l’obligation ou exercent des missions d’intérêt public ou relevant de leur exercice.
• Droit d’opposition
Tu as le droit de t’opposer à tout moment, pour des raisons tenant à ta situation particulière, au traitement de tes données à caractère personnel si le traitement est fondé sur l’article 6, § 1, e) (mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité public) ou f) (intérêts légitimes) du RGPD. Dans ce cas, SOS Enfants Namur doit cesser le traitement des données à caractère personnel, à moins que nous ne démontrions qu’il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur tes intérêts et tes droits et libertés, ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.
• Droit de retirer son consentement
Pour autant que le traitement se fonde sur le consentement, tu as le droit de retirer ton consentement à tout moment, sans que cela ne porte toutefois atteinte à la licéité du traitement de tes données fondé sur ton consentement effectué avant le retrait de celui-ci.
9. Comment faire valoir tes droits ?
Tu peux envoyer tes demandes par courrier électronique à l’adresse dpo.sosenfantsnamur@octogone-consulting.be ou par courrier ordinaire à l’adresse suivante :
SOS Enfants Namur asbl
A l’attention du DPO
Chaussée de Waterloo 340
5002 Namur
Pour garantir le respect de ta vie privée et assurer ta sécurité, nous prendrons les mesures nécessaires pour vérifier ton identité avant de te permettre de consulter, et éventuellement de corriger, des données.
10. Quels sont les moyens mis en œuvre pour protéger les données ?
SOS Enfants Namur a mis en place un certain nombre de procédures de sécurité adaptées sur le plan technique et organisationnel, qu’elle réévalue et actualise régulièrement, afin d’éviter la destruction, la perte, la falsification, la modification, l’accès non autorisé, la communication accidentelle à des tiers, ainsi que d’en assurer la sécurité et de garantir l’utilisation correcte des informations recueillies en vue de réaliser le traitement concerné.
A cet effet, l’accès à tes données à caractère personnel est limité aux seuls employés qui ont besoin de les connaitre et qui observent des standards stricts de confidentialité dans le traitement de tes données à caractère personnel.
Pour garantir la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel collectées, SOS Enfants Namur a mis en place les plus hauts standards de sécurité et veille à ne travailler qu’avec des sous traitants qui y sont également soumis.
11. A qui adresser tes questions/plaintes ?
Si tu estimes que nous manquons à l’une de nos obligations légales, nous t’invitons à nous contacter en envoyant un courrier électronique à info@sosenfantsnamur.be.
Toute autre réclamation, toute plainte ou tout grief peut également être adressé en envoyant un courrier à l’adresse précitée. Nous mettrons tout en œuvre pour t’assurer un suivi dans les meilleurs délais.
Au cas où notre réponse ne te donnerait pas satisfaction, tu as le droit d’introduire à tout moment une demande d’information, de médiation ou plaintes auprès de l’Autorité de protection des données (APD) si tu estimes que le traitement de tes données à caractère personnel constitue une violation du RGPD.
Pour ce faire, des formulaires spécifiques sont disponibles sur le site internet de l’APD qu’il t’est demandé de renvoyer :
– Soit par courrier à l’adresse Rue de la Presse 35 à 1000 Bruxelles,
– Soit directement via leur site internet (https://autoriteprotectiondonnees.be).
12. Modifications de la présente déclaration de confidentialité
La présente déclaration de confidentialité est susceptible d’être modifiée à tout moment en raison notamment de nouveaux développements dans les traitements mis en œuvre par SOS Enfants Namur ou des modifications de règlementation applicable. Toute modification apportée à cette déclaration de confidentialité entre immédiatement en vigueur. Il t’est donc conseillé de visiter cette page régulièrement.